Martijn Ruitenburg
Ik moet je wat bekennen. Ik maak me soms veel te druk over wat anderen denken of vinden. Als ik weet dat iemand op een bepaald moment contact met me gaat opnemen per mail, zit ik haast te wachten tot die mail komt. Niet uit nieuwsgierigheid, maar om direct te kunnen reageren. Dat zal die andere persoon zeker waarderen. En daar krijg ik dan weer een fijn gevoel van!
‘Als ik even een minuutje vrij maak, kan mijn collega weer verder. Dat doe je dan toch?!’
Je zult het vast herkennen. Je hebt een drukke baan, die veel energie kost. Een deel van je energie haal je, net als ik, uit de voldoening van het helpen van of klaarstaan voor anderen. Of het nu collega’s zijn of klanten, je wilt betrouwbaar en hulpvaardig zijn. En dus ben je de hele dag bereikbaar: per mail, telefoon of Teams.
Maar ja, hoeveel voldoening je er ook van krijgt: er zit ook een grote keerzijde aan. Want, wanneer kom je nu eigenlijk écht toe aan je eigen werk? Hoe vaak lukt het je even onafgebroken met volle aandacht aan een taak te kunnen werken? Een mailtje beantwoorden of een korte memo maken gaat wel, maar andere belangrijke, minder urgente taken blijven liggen.
En dat vreet misschien wel nog meer energie: de hele dag door (en als je pech hebt ook in bed) spookt er door je hoofd wat je allemaal nog moet doen. Zou het niet heerlijk zijn als je ook even niet bereikbaar was voor anderen?
De boodschap is helder en scherp: als je met meer focus aan het werk wilt, kun je je geen afleiding veroorloven. Elke afleiding verstoort je concentratie en het kost tijd en energie voordat je weer met volle aandacht bij je taak bent. ‘Waar was ik ook alweer gebleven?’ klinkt het dan. Je zult versteld staan hoe productief en efficiënt je daadwerkelijk kunt zijn als je het jezelf gunt om 45-60 minuten zonder verstoringen met een taak aan de slag te gaan. Maar, hoe krijg je dat voor elkaar?
In een eerder blog (Architect van je focus: beter concentreren door je omgeving handiger in te richten) heeft Pepijn je adviezen gegeven over het slimmer inrichten van je omgeving: leg je telefoon in een andere ruimte en zet je notificaties uit. Proficiat als het je gelukt is om deze tips succesvol toe te passen!
Als het je niet gelukt is dit vol te houden, heeft jouw innerlijke drang om betrouwbaar en hulpvaardig te willen zijn het waarschijnlijk gewonnen. Wat als die collega nu net mailt als jij er niet bent en hij daardoor niet verder kan? Wat vinden je collega’s ervan als blijkt dat je onbereikbaar bent zonder dat je een meeting hebt?
Een onmisbare stap bij het inrichten van je omgeving is het communiceren van jouw bereikbaarheid. Maak je agenda daarin leidend (lees ook het blog ‘Meer vrijheid door meer structuur’) en geef aan wanneer je bereikbaar en beschikbaar bent voor je collega’s. En ja, dat betekent automatisch dat je op de andere momenten even niet bereikbaar bent.
En waarom? Omdat jij het jezelf gunt ook even onafgebroken aan een taak te kunnen werken, zodat je meer gedaan krijgt op een dag. En daar profiteer jij niet als enige van. Is het voor jou leidinggevende en collega’s ook niet heerlijk als ze vakwerk van je mogen ontvangen?
Ik weet dat het makkelijker gezegd is dan gedaan. Immers, gewoontes verander je niet zomaar. Zeker niet de gewoontes die op korte termijn ook iets opleveren (voldoening) of waarbij het veranderen van de gewoonte een onprettig gevoel oplevert (je voelt je schuldig of onbetrouwbaar).
‘Mensen willen helemaal niet dat je de hele dag bereikbaar bent, ze willen duidelijkheid: weten waar ze aan toe zijn.’
En daarom wil ik je hier een hart onder de riem steken. Anderen zijn veel minder met jou bezig dan je zelf vaak denkt. Heb je eerder wel eens geleerd om je grenzen beter aan te geven? Was je toen ook bang voor de reactie van anderen? En, hoe was de reactie van de ander uiteindelijk?
Mensen hebben vooral behoefte hebben aan duidelijkheid: ze willen weten waar ze aan toe zijn. Ben jij niet bereikbaar tussen 8 uur en 9:30 uur omdat je een belangrijk document aan het schrijven bent? Dan bewaart die collega zijn vraag voor later, of hij verwacht jouw antwoord niet direct. Geef je aan dat je elke dag om 15 uur je mail beantwoordt? Dan verwacht die collega jouw antwoord echt niet eerder.
Het feit dat die collega weet wat hij van je kan verwachten, maakt dat je betrouwbaar bent. De grootste uitdaging is dan nog om je daadwerkelijk aan je eigen gemaakte afspraken te houden. Je wordt dan juist onbetrouwbaar wanneer je toch bereikbaar bent tussen 8 uur en 9:30 uur….
Wanneer je besluit vaker momenten in te plannen waarop je zelf ongestoord aan het werk kunt, helpen onderstaande stappen om je (on)bereikbaarheid te communiceren:
1. Plan in je agenda meetings met jezelf. Op die manieren blokkeer je tijdframes waarop anderen je kunnen inplannen en zorg je ervoor dat je tijd reserveert voor belangrijke taken waar goede focus belangrijk is.
2. Stel een out of office reply in je mail voor het tijdsblok dat je onbereikbaar bent. Vermeld in dit bericht een telefoonnummer waar je in geval van nood direct bereikbaar bent.
3. Maak met je collega’s afspraken welke kanalen (telefoon, mail, Teams-chat, whatsapp) je waarvoor gebruikt. Bijvoorbeeld: niet urgente zaken op de mail, directe verzoeken in whatsapp, telefoon alleen in noodgevallen etc.
4. Maak met je team afspraken over momenten waarop je elkaar in principe niet stoort
(bijv. woensdagochtend) en momenten waarop je geen meetings inplant (bijv. tussen 12:00 en 13:00 uur).
Ben jij die collega die altijd direct bereikbaar is, maar bij wie de belangrijke dingen blijven liggen? Of ben jij die collega die op gezette tijden bereikbaar is en bij wie de belangrijke taken ook goed voor elkaar zijn?
Duidelijkheid = betrouwbaarheid. Het communiceren van jouw bereikbaarheid is een onmisbare stap in het creëren van meer momenten van echte focus, zodat je met volle aandacht kunt doen wat op dat moment belangrijk is.
Martijn Ruitenburg is sport- en prestatiepsycholoog en één van de eigenaren van Focus like a Pro.
Hij werkt dagelijks met professionals in het bedrijfsleven en de sport aan het verbeteren van focus.
©Focus like a Pro | 2023
