Doe vaker één ding

De illusie van meerde dingen tegelijk aandacht geven

Hetzelfde geldt voor jouw vermogen om je te concentreren in dagelijkse taken. Zolang je geen directe feedback krijgt op je gedrag, dan is de kans groot dat je niet doorhebt wat je mist.

Je kan oprecht het idee hebben dat je tijdens een meeting prima een mailtje kan lezen en beantwoorden. Je voelt je super efficiënt en je bent ervan overtuigd dat je niets gemist hebt. Onderzoek laat echter geen ruimte voor twijfel:

Onze bewuste aandacht kan in één moment op één ding gericht zijn

In experimenten waarbij zowel visuele (zien) als auditieve informatie (horen) wordt gegeven, blijkt uit hersenscans dat deze twee zintuigen met elkaar strijden om de aandacht. De informatie van het zintuig dat wint neem je op, de informatie van het andere zintuig is sterk verminderd (Shomstein & Yantis, 2004).

De oplossing van je brein: razendsnel wisselen tussen taken

Op het moment dat je twee taken tegelijk probeert te doen, dan lost je brein dat op door taakwisselingen: je bewuste aandacht springt heen en weer tussen de twee taken die je tegelijk probeert te doen.

Hoe kan het dan zo zijn dat je ervan overtuigd bent dat je niets mist?

Ons brein vult de gaten in het verhaal vanuit verwachtingen: je hoort dingen die niet gezegd zijn en je hoort dingen niet die wel gezegd zijn (Compernolle, 2014). Doet dit je terugdenken aan misverstanden in overleggen in de afgelopen tijd?

Twee taken tegelijk aandacht geven is dus een illusie. Wat er in werkelijkheid gebeurt is dat je schakelt tussen de twee taken die je doet. 

Gevoelsmatig kan dit nog steeds een handige aanpak lijken: met je mailtje tussendoor help je tenslotte iemand anders direct weer verder. En als je niet direct reageert in de Teams-chat, dan denkt je collega misschien dat je haar negeert. En hoeveel kwaad kan het nou om dat even tussendoor te doen?

Mogelijk heb je toch wel een vermoeden dat die taakwisselingen je ook veel kosten. Hieronder leg ik uit wat deze – vaak verborgen – kosten zijn, zodat je een weloverwogen keuze kan maken hoe je het omgaan met meerdere taken in de toekomst aan wil pakken.

Hieronder lees je de invloed van die taakwisselingen op de snelheid van je werk, je energie, je stressniveau, de kwaliteit van je werk, de verbinding met je omgeving en de voldoening die je ervaart in de dingen die je doet.

De invloed van taakwisselingen

Tijd

Concentratie is niet iets dat je aan en uit kan zetten, maar iets waar je in moet komen. Diepgang bereiken in een taak kost daarom tijd. Op het moment dat je in je taak onderbroken wordt, dan heeft dat als gevolg dat de uitvoering van de betreffende taak meer tijd kost. Niet alleen de tijd van de onderbreking, maar ook de tijd om je concentratie weer terug te krijgen bij de taak waar je mee bezig was.

Bekijk onderstaande voorbeelden om een beeld te krijgen hoeveel tijd één ogenschijnlijk onschuldige onderbreking je feitelijk kost:

• Na het opmerken van een geluidje of pop-up (envelopje in beeld) van je mail kost het 90 seconden voor je concentratie weer terug is bij je taak (Compernolle, 2014). Deze tijdsindicatie is ervan uitgaande dat je de mail niet opent. Open je de mail wel, dan is deze tijdsduur nog een stuk langer.
• ·Softwareontwikkelaars uit het onderzoek van Jackson et al. (2003) hadden 15 minuten nodig om na een onderbreking door een telefoontje weer hun aandacht volledig bij hun programmeertaak te hebben.

Energie van je brein

Je concentreren op één taak kost je brein energie. Logisch, omdat je brein actief bezig is om informatie te verwerken en afleidende prikkels buiten te sluiten. Veelvuldig wisselen tussen meerdere taken vraagt nog veel meer energie van je brein, zoals je in onderstaand voorbeeld kan zien.

Je bent bijvoorbeeld aan het nadenken over de formulering van je advies aan een klant (Taak 1), op het moment dat je een mail binnen ziet komen van je collega die een korte vraag heeft over een ander project (Taak 2).

Met het opmerken van dit bericht en het kort beantwoorden ervan, vraag je de volgende acties van je brein:

• Stoppen om je aandacht op Taak 1 te richten.
• Informatie van Taak 1 overbrengen van het werkgeheugen (de plek waar je informatie bewerkt) naar je kortetermijngeheugen (de plek waar je informatie kort bewaart).
• De informatie voor Taak 2 ophalen uit je omgeving (lezen van de mail) en informatie uit je korte- en langetermijngeheugen halen om de mail te beantwoorden.
• Stoppen om je aandacht op Taak 2 te richten.
• De informatie van Taak 1 ophalen uit je kortetermijngeheugen.  

Wat voor jou simpel lijkt, betekent dus voor je brein flink wat handelingen en dus energie. Energie die je hard nodig hebt om te komen tot creatieve oplossingen, je te kunnen concentreren op één ding en om verleidingen te weerstaan.

Stress

Veelvuldig wisselen tussen taken leidt tot meer stress. Uit onderzoek van Bailey et al. (2004) blijkt dat mensen die tijdens hun taken onderbroken worden door externe prikkels meer angst ervaren bij de uitvoering van hun taken. Met als gevolg dat deze taken meer energie kosten om te volbrengen.

Als je merkt dat je weinig gedaan krijgt, dan ga je compenseren met harder werken. Goed bedoeld, maar het zorgt voor nog meer stress, meer frustratie, tijdsdruk en energieverbruik (Mark et al., 2008). En dat gaat weer ten koste van de kwaliteit en effectiviteit van je werk. Zie je de vicieuze cirkel?

Kwaliteit van je werk

Om diepgang te krijgen in wat je doet en op die manier tot waardevolle inzichten te komen is het dus nodig om langere tijd op één taak te richten.

Veel taakwisselingen maken die diepgang ongelofelijk moeilijk en zorgen daarnaast voor veel meer fouten. Als gevolg van taakwisselingen vergeten we meer en maken we meer kleine foutjes.

Verbinding met je omgeving

Persoonlijke verbinding met je collega’s en klanten is een belangrijke bron van energie en werkplezier. Persoonlijke verbinding heeft als voorwaarde dat je met aandacht bij je gesprek met de ander bent. En dat wordt lastig, als je eigenlijk in je hoofd druk bent met alle taken die je nog te doen hebt.

Voldoening

Veel deelnemers in onze trainingen over focus voelen dat ze onder hun kunnen presteren. Ze werken hard, maar de kwaliteit van wat ze doen, de gehaastheid van hun bestaan en het gebrek aan diepgang frustreert ze. Zie je de link met de taakwisselingen?

Vergelijk dat met een situatie waarin je vaker met volle aandacht één taak doet:

• Opgaan in een complex vraagstuk en trots zijn op de oplossing die je gevonden hebt.
• Echt contact ervaren met je collega’s en samen kwaliteit leveren.
• Met een fijn gevoel naar huis gaan, omdat je je tijd en energie in de juiste dingen hebt gestoken.
• Thuis merken dat je meer energie hebt aan het eind van de dag en beter in staat bent om je aandacht bij het gesprek met je partner te houden.

Doe vaker één ding

Het pleidooi is duidelijk: zorg voor meer momenten waarop je singletaskt: met volle aandacht één taak uitvoeren. Dat klinkt als een simpele tip, maar na 10 jaar training geven over focus is er geen twijfel dat dit een grote uitdaging is in de huidige tijd.

Vaker singletasken vraagt een gedegen aanpak, waarin je stap voor stap werkt aan het vermogen om je aandacht bij één activiteit te houden. Want de onderbrekingen komen echt niet alleen uit je omgeving: vaak zijn we zelf degene die de onderbreking creëren door op onze telefoon te kijken of mail te openen.

Op basis van onze ervaringen van de afgelopen 10 jaar hebben we een aanpak ontwikkeld die je helpt om stap voor stap te bouwen aan meer momenten van singletasken. In het eBook Focus like a Pro lees je de welke eerste stappen je kan zetten.

Download het eBook en ga gelijk aan de slag!

Bronnen

Compernolle, T (2014). Ontketen je brein. Lannoo.

Pastukhov, A. Fischer, L. & Braun, J., Vision. ‘Visual attention is a single, integrated resource’Research, vol. 49, nr. 10, 2 juni 2009, pp. 1166-1173.

Shomstein, S. & Yantis, S., Control of Attention Shifts between Vision and Audition in Human Cortex’, The Journal of Neuroscience, 2004, 24(47): 10702-10706.

Jackson, T., Dawson, R. & D. Wilson (2003), ‘Understanding e-mail interaction increases organizational productivity’, Communications of the ACM – Program compaction CACM, vol. 46, nr. 8, pp. 80-84.

Bailey, B., Konstan, J & J. Carlis (2004) The Effects of Interruptions on Task Performance, Annoyance, and Anxiety in the User Interface, INTERACT

Duncan P. Brumby, University College London, UK Christian P. Janssen, Utrecht University, The Netherlands Gloria Mark, University of California Irvine, USA , How Do Interruptions Affect Productivity?

Mark, G., Gudith, D. & U. Klocke (2008). The cost of interrupted work: More speed and stress, Conference on Human Factors in Computing Systems - Proceedings

Pepijn Lochtenberg is sport- en prestatiepsycholoog en één van de eigenaren van Focus like a Pro. Hij werkt dagelijks met professionals in het bedrijfsleven en de sport aan het verbeteren van focus.