Meer vrijheid door meer structuur

‘Aandacht maakt alles mooier’ is de slogan van een groot ontbijtrestaurant. Nou heb ik wel wat voorbeelden waar deze zin niet opgaat (en ik dolblij ben dat ik in staat ben om mezelf flink af te leiden tijdens een smerig klusje), maar in essentie klopt dit wel.

Als je erin slaagt om de dingen die je in je werk en privé doet met aandacht te doen, dan gaat dat je zeker helpen in je productiviteit, tevredenheid en energie.

Focus like a Pro

Met volle aandacht doen wat je belangrijk vindt in werk en privé.

Essentieel voor een leven met focus is het bepalen waar je gedurende bepaalde tijd je aandacht op wilt richten, zowel in het werk als privé. Dit noem ik ‘koers bepalen’.

In een eerder blog schreef ik over het bepalen van wat belangrijk voor je is: zelf leiding nemen over focus. In dit blog leg ik uit hoe je dit in je dagelijkse bezigheden in de praktijk kan brengen.

Eerst wil ik je kort vertellen wat me opvalt wanneer ik het met mensen heb over hun afleidingen. Ik wil je laten zien dat timing (wanneer richt ik mijn aandacht op bepaalde taken) essentieel is in het gesprek over focus en afleiding.

Afleiding of juist hetgeen je je aandacht op wilt richten?

Als ik deelnemers bij de start van een training over Focus vraag naar hun grootste afleidingen, dan weten ze die altijd vrij snel te benoemen.

Grote kans dat je een flink aantal van deze afleidingen herkent:

Je mailbox die je afleidt van het werken aan die ene belangrijke taak die steeds blijft liggen;
Je spelende kinderen die je afleiden van het lezen van je artikel;
Gebeld worden, terwijl je net lekker opgaat in het artikel dat je schrijft;
De pakketbezorger die aanbelt, wat je afleidt van je online vergadering.

Raar genoeg zijn al deze voorbeelden van afleidingen soms ook juist zaken waar je je aandacht op wíl richten:

Via de mail een antwoord geven op een vraag van je klant;
Kijken naar en genieten van je spelende kinderen;
Een collega telefonisch verder helpen met een probleem;
De deur openen voor de pakketbezorger die jouw laatste aankoop komt brengen.

Activiteiten, gebeurtenissen of apps zijn dus nooit per definitie gekoppeld aan focus of aan afleiding. Het hangt af van waar je je aandacht op een moment op wil richten in welke categorie het valt.

Je kan niet zeggen of iets een afleiding is tot je bepaald hebt

waar je in een moment je aandacht op wil richten

Gedachten over een belangrijke taak in je werk kunnen een enorme afleiding zijn van een romantisch etentje met je partner, en gedachten over een privé-situatie kunnen een enorme afleiding zijn van je werk.

Het gaat er dus om dat jij bewust kiest waar je je aandacht gedurende bepaalde tijd op richt. En je dan ook volledig voor gaat:

Met volle aandacht werken aan een belangrijke taak, zonder stil te staan bij gedachten over de mail.
Met volle aandacht Netflixen, zonder schuldgevoel dat er ook nog allemaal werk ligt.
Met volle aandacht met je partner zijn, zonder af te dwalen in gedachten over werk.

Zoals gezegd, dit start met het bepalen van je koers: wat wil je belangrijk maken in je leven. De volgende stap wordt om dit te vertalen naar je dagelijkse bezigheden. Je weet dat als je voornemens vaag houdt, dat ze gedoemd zijn om te mislukken…

Bewust kiezen hoe je je tijd indeelt

Onderstaande vijf stappen gaan je helpen om de door jou bepaalde koers vast te houden. Structuur en planning gaan hierin een belangrijke rol spelen, wat je het gevoel kan geven dat dat ten koste gaat van je gevoel van vrijheid.

Mijn advies: doorloop de stappen en doe het experiment. De ervaring leert dat je gevoel van vrijheid juist enorm groeit, doordat je loskomt van de ijzeren greep van de waan van de dag.

1) Maak je agenda leidend

Je hebt één plek nodig waar je voor jezelf opschrijft wat je jouw aandacht wilt geven op welke momenten. Je agenda is hiervoor de meest praktische optie. Een digitale agenda is het meest flexibel, maar een (grote) papieren agenda gaat ook prima werken.

Je agenda gaat leidend worden voor waar jij je aandacht aan wilt schenken op bepaalde momenten, zowel in het werk als privé. Van de start tot het eind van de dag. Het biedt je overzicht en duidelijkheid dat je tijd in de dag, je tijd in de week en je tijd in de maand niet onbeperkt is. Het dwingt je om bewuste keuzes te maken waar jij je tijd en aandacht aan gaat besteden.

2) Maak blokken in je agenda

Maak blokken in je agenda welke activiteiten je op welke momenten jouw volle aandacht wilt geven. Bij de indeling van je agenda raad ik je in ieder geval de volgende blokken aan:

Afspraken

Meetings, (bel)afspraken, gesprekken met klanten, etc.

Belangrijkste taak van de dag

Welke taak gaat de grootste invloed hebben op de tevredenheid van jouw dag? Geef deze taak een eigen tijdsblok. Heb je weinig afspraken op een dag? Ga dan voor twee of drie blokken met de belangrijkste taken.

Directe acties

Een blok om de meest urgente acties van je takenlijst en acties n.a.v. je afspraken uit te werken.

Mail en andere binnenkomende berichten

Zet één of meerdere blokken in je agenda voor het beantwoorden van mail, voicemailberichten en binnenkomende berichten. Bepaal het aantal blokken aan de hand van hoe belangrijk het is dat je omgeving snel antwoord van je krijgt op hun berichten. Laat je mailbox buiten deze momenten zo veel mogelijk gesloten.

Pauzes

Plan ze in en maak ze belangrijk. Zorg dat je ‘echte’ pauzes neemt voor je brein en dat je in beweging komt. Lees meer over het belang van pauzes en tips voor de timing in het blog ‘meer gedaan krijgen door meer pauze’.

Belangrijkste activiteiten privé

Plan activiteiten met je geliefden en vrienden, momenten voor jezelf en sport.

3) Plan je blokken slim

Plan de belangrijkste taken aan het begin van de dag, zodat je energiek met deze taken aan de slag gaat. Taken die minder diepgang vragen, zoals de blokken berichten beantwoorden, plan je het beste aan het eind van de middag.

Zeker in het begin: plan ruim. Je hebt de menselijke neiging om te onderschatten hoeveel tijd een taak je zal kosten, dus houdt hier rekening mee. Zet ook eventuele reistijd voor en na afspraken ruim in je agenda.

Plan na afspraken een kwartier om acties naar aanleiding van het gesprek uit te voeren of je administratie te doen.

4) Richt je binnen jouw blok op je gedrag, niet op het resultaat

Zet bij de start van je tijdsblok een timer (liefst een ouderwetse kookwekker) voor de duur van jouw blok. Spreek met jezelf af dat je in dit tijdsblok alleen aan deze taak werkt en evalueer na afloop of dit gelukt is. Kies voor oppervlakkige taken korte blokken (max. 30 minuten) en voor focustaken langere blokken (45 tot 90 minuten).

Koppel het resultaat van je activiteit (het artikel afronden, drie hoofdstukken in het boek lezen, de offerte versturen) los van het gefocust werken aan de activiteit.

Vertrouw erop dat als je je met aandacht richt op je taak, dat het resultaat in het moment en op de lange termijn maximaal is:

Werk van hoge kwaliteit = Tijdsduur x Intensiteit van Concentratie

Cal Newport, 2016

5) Houd je aan je blokken, tenzij er brand is

De verleiding gaat er zijn om toch je mail of je telefoon te bekijken tijdens een tijdsblok waarin je aan jouw belangrijkste taak wilde werken. Zeker op een moment dat je een taak lastig, spannend of saai vindt, dan zal deze verleiding groot zijn. Oefen de bereidheid om vast te houden aan jouw plan.

Als je je met volle aandacht richt op je taak, dan maximaliseer je

de kans op een goed resultaat.

En uiteraard, als er brand is: blussen of vluchten. Oftewel: als je ergens direct nodig bent voor een belangrijk taak, dan gaat dat voor. En doe dat dan weer met volle aandacht. Succes!

Meer vrijheid door meer structuur: een concrete aanpak voor meer focus in werk & privé