Pepijn Lochtenberg
Je bent binnen jouw functie geselecteerd op jouw kennis en ervaring in het oplossen van complexe vraagstukken. Je bent een kei in programmeren, je kan fantastisch schrijven, je bent geniaal met data of jouw vermogen om te analyseren of onderzoek te doen is van topkwaliteit.
Maar komen deze kwaliteiten echt tot uiting? Heb je het idee dat je het maximale uit je eigen cognitieve vermogens haalt? Voor te veel professionals is het antwoord op dit moment ‘nee’.
Een wirwar van meetings en activiteiten die buiten je eigen specialiteit vallen versnipperen je dag. Een stortvloed aan mail en berichten zorgt ervoor dat je er te vaak niet lekker in komt.
Wat doet dit met de kwaliteit van je werk? Wat doet dit met je motivatie? Wat doet dit met je energie en voldoening aan het eind van de dag?
De situatie afdoen met de zin ‘het is nu eenmaal hoe het gaat’ is wat mij betreft niet acceptabel. Als dat voor jou wel zo is, dan kan je beter stoppen met lezen ;)
In de blogpost Waarom diepe concentratie het verschil maakt voor jouw werkende toekomst hield ik een pleidooi van het creëren van meer momenten van diepe concentratie om tot een hogere kwaliteit van je werk te komen. Om dit te bereiken hebben Martijn en ik je meer verteld over bijvoorbeeld het belang van slaap, pauzes en het inrichten van je omgeving.
In deze blogpost ga ik in op een belangrijk onderscheid binnen je werk. Een onderscheid dat weinig mensen bewust maken, waardoor verschillende dingen in elkaar overlopen: het onderscheid tussen de uitvoering van je werk en het organiseren van je werk (Newport, 2021).
Met de uitvoering van je werk bedoel ik het daadwerkelijk toepassen van jouw kennis en vaardigheden in je werk: het programmeren van code, het schrijven van een artikel, de analyse van data, het bedenken van een marketingplan of het voeren van een gesprek met een cliënt. Voor optimale uitvoering van je belangrijkste taken wil je dit doen in een staat van diepe concentratie.
Onder het organiseren van je werk vallen alle taken die goede uitvoering van je werk mogelijk maken: het plannen van je taken en projecten, het plannen van je afspraken, overleg met collega’s, updates geven aan je klanten, etc.
Je loopt hierbij tegen 2 dingen aan:
Uitdaging 1: uitvoeren & organiseren lopen continu door elkaar heen
De uitvoering van het werk en het organiseren van het werk lopen gedurende de werkdag continu door elkaar heen. Zo gaf een van de deelnemers uit trainingen over focus aan:
‘Verspreid over de dag heb ik meerdere meetings. Tussendoor kan ik net even bijkomen, mensen terugbellen en mijn mail beantwoorden. Het is alsof mijn hoofd ontploft. Als ik dan eindelijk zit voor een belangrijk stuk, dan komt er niets uit mijn vingers.’ (medewerker van een wetenschappelijke instelling)
Uit onderzoek met tracking software onder 50.000 kenniswerkers bleek dat de helft van de deelnemers gemiddeld elke 6 minuten een communicatiekanaal (mail, chat, telefoon) checkten (MackKay, 2018). Elke 6 minuten!
De mails, meetings en urgente taken zorgen voor een continue verstoring van je focus en maken het vrijwel onmogelijk om tot een goede uitvoering van je belangrijkste werk te komen.
Het continue schakelen tussen taken zorgt voor een ophoping van aandachtsresidu in het brein (Leroy, 2009). Dit houdt in dat je brein op de achtergrond nog bezig is met de vorige taak, terwijl je een start aan een voor jou belangrijke taak. Het gevolg: een verlies aan creativiteit en kwaliteit in de uitvoering van je werk.
Uitdaging 2: het organiseren van het werk neemt te veel tijd in beslag.
‘Na werktijd vind ik eigenlijk pas tijd en rust om taken waar ik echt focus bij nodig heb uit te voeren. Overdag ben ik continu bezig met mail, zit ik in meetings en allerlei urgente korte taken.’ (manager van een grote Nederlandse bank)
Technisch gezien heeft de manager uit bovenstaande quote Uitdaging 1 in ieder geval keurig opgelost, maar wel met werkdagen van meer dan 11 uur... Daarnaast kan je je afvragen wat na zo’n stressvolle en vermoeiende dag de kwaliteit van zijn werk zal zijn.
De hoeveelheid tijd die we kwijt zijn aan het organiseren van ons werk is vaak te hoog.
Vink maar aan welke voorbeelden je herkent:
0 5x heen en weer appen om een afspraak te plannen met je collega om te bellen;
0 10x heen en weer mailen om een afspraak te plannen met de klant;
0 Bij een vraag die opkomt gelijk je collega een berichtje sturen voor een antwoord op die vraag;
0 Op de gekste momenten korte onderbrekingen door een collega die ‘met spoed’ antwoord nodig heeft;
0 Last minute gevraagd worden voor een meeting.
Tenzij jijzelf, jouw team of jouw organisatie heel bewust met focus en het efficiënt organiseren van het werk bezig is, is het niet gek dat deze problemen ontstaan. Als je geen regie neemt in het organiseren van je werk, dan is je brein van nature gericht op het snel reageren op verzoeken van andere mensen en op datgene wat direct bevrediging geeft.
Een aantal factoren speelt hierbij een rol:
1) Direct resultaat is lekker
Een afspraak plannen of een vraag direct beantwoorden geeft direct resultaat: de taak is afgerond en waarschijnlijk heb je een klant of collega even snel blij kunnen maken. Het korte gevoel van bevrediging dat hierop volgt is natuurlijk lekker en zorgt ervoor dat je dit snel nog een keer doet.
2) Controle voelt veilig
Je hebt het gevoel overal bovenop te zitten en op de hoogte te zijn van wat er speelt. Geen FOMO (Fear Of Missing Out) voor jou! Als je je mailbox uitzet, dan is er natuurlijk kans dat je net die belangrijke mail niet direct ziet… Het streven naar controle is soms heel functioneel, maar kost regelmatig ook bakken met energie en kan enorm afleiden van de echt belangrijk dingen.
3) Direct antwoorden is sociaal
Evolutionair gezien is het vrij kortgeleden dat we als mens leefden in kleine groepen en dat we maximaal contact hadden met 150 mensen. In die kleinere groepen was het essentieel dat je direct antwoord gaf op een vraag die gesteld werd, om jouw vertrouwensband in de groep op te bouwen of te behouden.
Inmiddels is het maximum van de groep waarin we leven dankzij het internet onbeperkt groot geworden. Op het moment dat er nu een beroep op jou wordt gedaan via whatsapp, Slack of de mail, dan wordt deze behoefte om iemand direct te antwoorden getriggerd. Zolang je niet antwoord zal het knagen om dit wel te doen.
Direct resultaat, gevoel van controle en geen openstaande vragen: best lekker toch? Maar…
Er zijn ook veel kosten verbonden aan het continu ingaan op de urgente zaken:
Dus nu de vraag aan jou: waar hecht je het meeste waarde aan?
Wil je de stap maken naar meer kwaliteit in de uitvoering van je werk? Wil je meer echte connectie hebben met de mensen met wie je contact hebt? Wil je weer echt grondig verdiepen in zaken en je ontwikkelen als professional? Lees dan door om te zien welke stappen je kan zetten.
Je kan naar dit vraagstuk kijken als organisatie, als team en als individu. Voor optimale kwaliteit van werken en het benutten van de capaciteiten van de werknemers is op alle drie de niveaus een aanpak nodig.
Met de Focus like a Pro-methode streven we altijd naar integratie van structurele oplossingen binnen de organisatie, binnen het team en binnen de vaardigheden van de werknemers.
In deze blogpost geef ik je tips die je binnen jouw eigen mogelijkheden kan uitvoeren om de scheiding te maken tussen het organiseren van je werk en het uitvoeren van je werk.
Stap 1: inzicht creëren
Houd een week bij hoeveel tijd je besteed aan de daadwerkelijke uitvoering van je belangrijkste inhoudelijke taken in je werk. Voor mij zijn dat bijvoorbeeld de uren (online) training geven, individuele gesprekken voeren, inhoudelijk overleg met collega’s, lezen van artikelen en boeken en het schrijven van teksten.
Schrijf aan het eind van de dag op:
1) hoeveel uur je gericht met je belangrijkste taken bezig bent geweest
2) hoeveel uur je in totaal gewerkt hebt.
3) hoeveel uur je bezig bent geweest met het organiseren van je werk: de uren van stap 2 min de uren van stap 1.
Stap 2: interventies
1) Efficiënter organiseren
Ga actief op zoek naar manieren om het organiseren van je werk te verbeteren. Dit vergt waarschijnlijk een investering - in tijd voor uitzoekwerk en in sommige gevallen geld -, maar betaalt zich vele malen terug in de kwaliteit van je werk, je energie en voldoening.
Voorbeelden van manieren om minder tijd kwijt te zijn aan het organiseren van je werk:
- Planningstool voor afspraken
Een app gebruiken voor het plannen van afspraken, in plaats van de vele mailtjes of appjes heen en weer. Ik gebruik zelf de planningstool Calendly.
Korte termijn inspanning om het goed in te regelen, op de lange termijn bespaart het een hoop tijd en energie.
- Geplande korte overlegmomenten plannen i.p.v. overlegmomenten versnippert over de dag.
Wat als je de 10 appjes verspreid over de dag vervangt door 5 minuten echt contact?
Spaar je ideeën en vragen een paar uur op, in plaats van direct een bericht te sturen dat voor minimaal 2 en maximaal een onbeperkt aantal onderbrekingen van jou en je collega zorgt.
Plan een overleg van 10 minuten met je collega om even echt contact te hebben en je ideeën en vragen te bespreken.
2) Een maximum stellen aan organiseer-tijd
Denk bijvoorbeeld aan een quotum voor het aantal afspraken dat je in één week of op één dag plant of het aantal momenten dat je je mail bekijkt. Als je hier zelf geen regelmogelijkheden in ervaart, leg het inzicht van Stap 1 dan eens voor aan je leidinggevende: wat wil hij of zij hoe je hierin kiest?
3) Breng een harde scheiding tussen uitvoering van je werk en het organiseren je werk
Verminder aandachtsresidu door een duidelijke scheiding aan te brengen tussen de uitvoering van je werk en het organiseren van je werk.
Drie mogelijke voorbeelden van je verdeling van de tijd:
Prima plan, toch? Wie zou hiertegen zijn? Nou…
Stel je voor dat je je onzeker voelt over je eigen kwaliteiten in je werk. Het imposter-syndrome is een bekend fenomeen, waarbij je zelf het idee hebt dat je helemaal niet zo goed bent in je werk als iedereen denkt. Je vreest de dag dat iedereen dat gaat achterhalen.
Met een uitpuilende inbox, continu mailverkeer en het blussen van brandjes heb je een prima excuus om niet toe te komen aan de echt waarde-vergrotende taken. Maar wat als dat excuus wegvalt? Echt ruimte maken voor het leveren van kwaliteit kan spannend zijn, want wat als het dan niet lukt?
Ga de uitdaging aan en kom erachter hoeveel meer kwaliteit, energie en productiviteit je in hebt.
Leroy, S. (2009) Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes: 168-181
MacKay, J. (2018). Communication Overload, Rescue Time. https://blog.rescuetime.com/communication-multitasking-switches/
Newport, C. (2021). A world without email. Penguin Business.
Pepijn Lochtenberg is sport- en prestatiepsycholoog en één van de eigenaren van Focus like a Pro. Hij werkt dagelijks met professionals in het bedrijfsleven en de sport aan het verbeteren van focus.
©Focus like a Pro | 2023
